Divisão de Protocolo e Arquivo Institucional - DIPAI/PRAD
A Divisão de Protocolo a Arquivo Institucional (DIPAI) possui as seguintes atribuições:
- Recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação, movimentação e controle dos documentos, processos e encomendas.
- Distribuir e controlar correspondências e documentos internos e externos de todas as unidades administrativas e acadêmicas da Universidade;
- Controlar, orientar e acompanhar a reprodução e devolução de documentos;
- Orientar e auxiliar o cadastro e trâmite de processos;
- Assessorar, acompanhar, coordenar e orientar os serviços de malote, correios e protocolo oficial;
- Administrar e efetuar a troca de malotes das unidades e nos órgãos da UFGD localizados fora da Instituição;
- Emitir relatório de correspondências;
- Alimentar o banco de dados das correspondências registradas e distribuí-las aos setores da Universidade;
- Registrar e protocolar todos os documentos oficiais no âmbito da Universidade;
- Fazer a triagem, a distribuição e o acompanhamento do fluxo documental;
- Prestar informações relacionadas ao trâmite dos documentos;
- Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional;
- Gestão do Módulo Protocolo do SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos da UFGD, incluindo a análise e deferimento dos pedidos de vinculação dos perfis aos usuários do sistema;
- Gestão do Módulo Editais do SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos da UFGD, incluindo a análise e deferimento dos pedidos de vinculação dos perfis aos usuários do sistema;
- Propor, implementar e monitorar, com o auxílio da CPAD, a Política Arquivística da UFGD;
- Submeter a Política Arquivística e os casos omissos à apreciação da CPAD;
- Prestar orientações técnicas às Unidades Administrativas e Acadêmicas da UFGD, quanto à Política Arquivística;
- Emitir pareceres sobre a produção, gestão, guarda e acesso aos documentos de arquivo na UFGD, considerando as particularidades de cada Unidade Administrativa e Acadêmica;
- Conduzir o processo de eliminação de documentos de arquivo da UFGD;
- Custodiar os documentos transferidos e recolhidos ao Arquivo Institucional e regulamentar as atividades e procedimentos de gestão e preservação de documentos na UFGD;
- Gerir a produção, utilização, avaliação, preservação e acesso aos documentos de arquivo, inclusive os digitais;
- Providenciara administração racional dos documentos e o processamento técnico das informações;
- Organizar a produção, o trâmite, a guarda, a conservação e a eliminação dos documentos institucionais, assim como o acesso às informações neles contidas;
- Preservar os documentos que integram o patrimônio documental;
- Orientar a correta classificação dos documentos, a aplicação das tabelas de temporalidade vigentes e a sua destinação final;
- Definir critérios padronizados de transferência e recolhimento de documentos produzidos e acumulados nos setores das unidades para o arquivo institucional;
- Garantir a correta digitalização dos documentos em meio físico;
- Realizar eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor histórico;
- Proporcionar acesso rápido aos documentos, contribuindo para o atendimento de demandas de acesso à informação;
- Realizar empréstimos dos documentos, processos ou arquivos quando necessário.
- Reduzir a massa documental em meio físico, otimizando os espaços físicos dos arquivos e promovendo significativa economia de recursos públicos.
Durante o caminho que percorre um caderno processual, muitas vezes é necessário solicitar a ciência de pessoas para que tome conhecimento do que está sendo produzido. A tela a seguir mostra o ícone onde é possível encontrar essa opção:
Ela também está disponível no ícone do filtro, conforme imagem abaixo:
Ao clicar na opção “solicitar ciência em processo”, uma tela sobreposta abrirá para você buscar pelo nome dos interessados. Veja as opções que aparecem:
● Permite acesso restrito: opção que permite apenas dar ciência no processo, com limitação ou permissão de leitura em documentos restritos, sem possibilidade de incluir novos documentos.
● Permitir adição de documentos: permite ao usuário, além de dar ciência no processo, adicionar mais documentos na composição do processo.
E como pode ser visualizado os processos para ciência? Na tela a seguir, temos o caminho: