A Divisão
Divisão de Protocolo e Arquivo Institucional - DIPAI/PRAD
A Divisão de Protocolo a Arquivo Institucional (DIPAI) possui as seguintes atribuições:
- Recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação, movimentação e controle dos documentos, processos e encomendas.
- Distribuir e controlar correspondências e documentos internos e externos de todas as unidades administrativas e acadêmicas da Universidade;
- Controlar, orientar e acompanhar a reprodução e devolução de documentos;
- Orientar e auxiliar o cadastro e trâmite de processos;
- Assessorar, acompanhar, coordenar e orientar os serviços de malote, correios e protocolo oficial;
- Administrar e efetuar a troca de malotes das unidades e nos órgãos da UFGD localizados fora da Instituição;
- Emitir relatório de correspondências;
- Alimentar o banco de dados das correspondências registradas e distribuí-las aos setores da Universidade;
- Registrar e protocolar todos os documentos oficiais no âmbito da Universidade;
- Fazer a triagem, a distribuição e o acompanhamento do fluxo documental;
- Prestar informações relacionadas ao trâmite dos documentos;
- Executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional;
- Gestão do Módulo Protocolo do SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos da UFGD, incluindo a análise e deferimento dos pedidos de vinculação dos perfis aos usuários do sistema;
- Gestão do Módulo Editais do SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos da UFGD, incluindo a análise e deferimento dos pedidos de vinculação dos perfis aos usuários do sistema;
- Propor, implementar e monitorar, com o auxílio da CPAD, a Política Arquivística da UFGD;
- Submeter a Política Arquivística e os casos omissos à apreciação da CPAD;
- Prestar orientações técnicas às Unidades Administrativas e Acadêmicas da UFGD, quanto à Política Arquivística;
- Emitir pareceres sobre a produção, gestão, guarda e acesso aos documentos de arquivo na UFGD, considerando as particularidades de cada Unidade Administrativa e Acadêmica;
- Conduzir o processo de eliminação de documentos de arquivo da UFGD;
- Custodiar os documentos transferidos e recolhidos ao Arquivo Institucional e regulamentar as atividades e procedimentos de gestão e preservação de documentos na UFGD;
- Gerir a produção, utilização, avaliação, preservação e acesso aos documentos de arquivo, inclusive os digitais;
- Providenciara administração racional dos documentos e o processamento técnico das informações;
- Organizar a produção, o trâmite, a guarda, a conservação e a eliminação dos documentos institucionais, assim como o acesso às informações neles contidas;
- Preservar os documentos que integram o patrimônio documental;
- Orientar a correta classificação dos documentos, a aplicação das tabelas de temporalidade vigentes e a sua destinação final;
- Definir critérios padronizados de transferência e recolhimento de documentos produzidos e acumulados nos setores das unidades para o arquivo institucional;
- Garantir a correta digitalização dos documentos em meio físico;
- Realizar eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor histórico;
- Proporcionar acesso rápido aos documentos, contribuindo para o atendimento de demandas de acesso à informação;
- Realizar empréstimos dos documentos, processos ou arquivos quando necessário.
- Reduzir a massa documental em meio físico, otimizando os espaços físicos dos arquivos e promovendo significativa economia de recursos públicos.
Perguntas Frequentes
Durante o caminho que percorre um caderno processual, muitas vezes é necessário solicitar a ciência de pessoas para que tome conhecimento do que está sendo produzido. A tela a seguir mostra o ícone onde é possível encontrar essa opção:
Ela também está disponível no ícone do filtro, conforme imagem abaixo:
Ao clicar na opção “solicitar ciência em processo”, uma tela sobreposta abrirá para você buscar pelo nome dos interessados. Veja as opções que aparecem:
● Permite acesso restrito: opção que permite apenas dar ciência no processo, com limitação ou permissão de leitura em documentos restritos, sem possibilidade de incluir novos documentos.
● Permitir adição de documentos: permite ao usuário, além de dar ciência no processo, adicionar mais documentos na composição do processo.
E como pode ser visualizado os processos para ciência? Na tela a seguir, temos o caminho:
Abra o documento avulso ou documento dentro do processo. No menu na parte superior esquerda do documento há a opção de um cadeado, em destaque na imagem abaixo:
Clicando nesse cadeado o sistema exibirá a janela abaixo para a alteração.
Observação Importante: Somente o chefe da unidade criadora do documento pode realizar essa alteração. O chefe precisa possuir os acessos: RECEBER PROTOCOLO, ENVIAR PROTOCOLO, CADASTRAR DOCUMENTO e CADASTRAR PROTOCOLO.
É possível o cadastro de servidores para a abertura de processos no Módulo Protocolo, mediante solicitação da autoridade competente da Unidade Acadêmica à Divisão de Protocolo, nos termos do art. 10 da Portaria 509/2019 que estabelece os procedimentos para utilização do SIG-SIPAC – Módulo Protocolo da Universidade Federal da Grande Dourados - UFGD. Para tanto, a autoridade precisa solicitar atrvés do e-mail protocolo@ufgd.edu.br à Divisão de Protocolo o cadastro do perfil CADASTRAR PROCESSO no SIGADIM.
É possível o cadastro de processos antigos no SIPAC, para isso o usuário precisa do cadastro do perfil CADASTRADOR_PROCESSO_ANTIGO no SIGADIM. processos físicos antigos precisam ser cadastrados no SIPAC mantendo o mesmo número, mesmo interessado, e conteúdo fidedigno ao contido no referido processo físico (folhas e documentos). O tipo de conferência a ser utilizado é o “CÓPIA AUTENTICADA ADMINISTRATIVAMENTE”. Caso o intuito do setor com a inclusão do processo no SIPAC seja o encerramento do trâmite físico do mesmo, depois de adicionados todos os documentos físicos, deve ser juntado ao processo um documento chamado "Termo de Encerramento de Trâmite Físico". O qual já dispõe de modelo no SIPAC. Para a digitalização dos documentos devem ser seguidos os padrões técnicos mínimos exigidos no DECRETO Nº 10.278, DE 18 DE MARÇO DE 2020.
ORIENTAÇÕES MAIS DETALHADAS PARA A ABERTURA DE PROCESSOS ESTAM DISPONIVEIS NA NOSSA PÁGINA: https://files.ufgd.edu.br/arquivos/arquivos/78/PROTOCOLO/A%20Divis%C3%A3o/ORIENTA%C3%87%C3%95ES%20PARA%20ABERTURA%20DE%20PROCESSOS.pdf
Acesse: SIPAC→ Módulos → Protocolo → Mesa Virtual→ Documentos → Cadastrar Documento
Para solicitar o cadastro a unidade interessada deve encaminhar o modelo do documento em arquivo de texto editável para o e-mail da Divisão de Protocolo Geral (protocolo@ufgd.edu.br). A Divisão fará o cadastro do documento no SIPAC.
Depois de cadastrado pela DIPROGE, no momento do cadastro do documento o usuário preenche o campo “TIPO DE DOCUMENTO”, escolhe a opção “ESCREVER DOCUMENTO” e “CARREGAR MODELO”, conforme imagem abaixo:
- O usuário acessa: SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Mesa Virtual → Cadastrar Processo.
- Preenche os dados solicitados pelo SIPAC - Observação: o único dado que pode ser alterado depois que o processo estiver aberto é o tipo de processo;
- O próximo passo será Informar Documento, em que deve ser cadastrado o termo de abertura do processo, que deve ser o primeiro documento do processo. Deve ser utilizado modelo de template pré-cadastrado “TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO” (todos os campos do modelo devem ser preenchidos) e o mesmo deve ser assinado e inserido no processo. Podem ser inseridos outros documentos se necessário. Após inserir os documentos selecionar a opção continuar;
- Na tela seguinte, devem ser inseridos os dados do interessado – Observação: se a solicitação for relacionada a progressão funcional ou por capacitação, turnos contínuos, ou seja, vida funcional do servidor o mesmo deve ser cadastrado como interessado. Nos demais casos cadastrar a Unidade como interessado.
- Na tela seguinte são solicitados os dados da movimentação do processo. Na opção destino, selecionar a opção outra unidade e inserir a unidade de destino, preencher as demais informações e confirmar, caso estejam corretas.
- Na tela seguinte são apresentados os dados gerais do processo para confirmação.
Para que um servidor possa acessar e visualizar Memorandos Eletrônicos recebidos na unidade ele deve estar incluído na permissão de leitura de memorandos.
Essa permissão é concedida pelo chefe da unidade acessando: SIPAC > MÓDULO PROTOCOLO>MESA VIRTUAL>MEMORANDOS>GERENCIAR PERMISSÃO DE LEITURA NA UNIDADE.
O chefe da unidade deve encaminhar e-mail à Divisão de Protocolo Geral (protocolo@ufgd.edu.br) solicitando o cadastro. O e-mail deve conter as seguintes informações:
- Nome completo do servidor;
- Unidade de lotação;
- Indicar as unidades extras a qual o servidor precisa de acesso, se necessário. Por exemplo, um servidor que vá movimentar processos em uma divisão, na qual é lotado, e além disso vai movimentar processos de uma seção subordinada a essa divisão, será necessária a solicitação do cadastro da seção com unidade extra.
Observação: se o acesso solicitado for para servidor que ocupa função de chefe ou substituto de unidade encaminhar também a Portaria de Nomeação.
A DIPROGE somente realiza abertura de processo novo, por meio de encaminhamento via SIPAC - por parte do setor demandante - do Pedido de Abertura de Processo como documento avulso, com todas as informações do modelo (template) devidamente preenchidas.
Para cadastrar o documento acesse: SIPAC > MÓDULOS > PROTOCOLO> MESA VIRTUAL > DOCUMENTOS > CADASTRAR DOCUMENTO. Devem ser preenchidas as seguintes informações:
- O tipo de documento: "PEDIDO DE ABERTURA DE PROCESSO";
- Natureza do Documento: "OSTENSIVO";
- Assunto Detalhado: Detalhar o assunto conforme a necessidade;
- Forma de Documento: Escolher a opção "Escrever Documento" e após "Carregar Modelo". Preencher todas as informações do modelo que será carregado. O documento deve ser assinado e escolhida a opção "Continuar".
- Na próxima tela é possível anexar documentos (não é obrigatório);
- Na sequência devem ser inseridos os interessados e na próxima tela os dados de movimentação, que no caso será a “Divisão de Protocolo Geral (11.01.11.05.06)”.
- A última tela é a tela de confirmação. Através da pré-visualização as informações podem ser conferidas. Caso as informações estejam corretas, deve ser escolhida a opção “confirmar”.
A Divisão de Protocolo, recebendo o documento, fará a autuação do processo e devolverá para o solicitante para a juntada dos demais documentos pertinentes.
Observação: Esse é o procedimento a ser utilizado pelas unidades não protocolizadoras.