A Divisão de Protocolo Geral (DIPROGE) é o órgão encarregado pelo recebimento, registro, classificação, distribuição e tramitação de documentos, com as seguintes atribuições:
I. distribuir e controlar correspondências e documentos internos e externos de todas as unidades administrativas e acadêmicas da Universidade;
II. controlar, orientar e acompanhar a reprodução e devolução de documentos;
III. originar, cadastrar e tramitar processos;
IV. implantar banco de dados com informações para elaboração do Relatório de Indicadores e do Relatório Anual de Gestão da UFGD;
V. assessorar, acompanhar, coordenar e orientar os serviços de malote, correios, fotocópias e protocolo oficial;
VI. administrar e efetuar a troca de malotes das unidades e nos órgãos da UFGD localizados fora da Instituição;
VII. emitir relatório de correspondências;
VIII. alimentar o banco de dados das correspondências registradas e distribuí-las aos setores da Universidade;
IX. registrar e protocolar todos os documentos oficiais no âmbito da Universidade;
X. fazer a triagem, a distribuição e o acompanhamento do fluxo documental;
XI. prestar informações relacionadas ao trâmite dos documentos;
XII. acompanhar as ações das seções sob sua responsabilidade;
XIII. executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
O setor é responsável pela Gestão dos Módulos Protocolo e Editais do SIPAC.
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Contato:
(67) 3410-2795 e 2796
e-mail: protocolo@ufgd.edu.br
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Informativo: Os serviços de malote para unidade 2 e FADIR permanecem suspensos. Nesse sentido, lembramos aos colegas das unidades que temos avisado por e-mail a respeito dos documentos recebidos, para que os setores/servidores interessados façam a retirada na Divisão na Unidade 1.
Durante o caminho que percorre um caderno processual, muitas vezes é necessário solicitar a ciência de pessoas para que tome conhecimento do que está sendo produzido. A tela a seguir mostra o ícone onde é possível encontrar essa opção:
Ela também está disponível no ícone do filtro, conforme imagem abaixo:
Ao clicar na opção “solicitar ciência em processo”, uma tela sobreposta abrirá para você buscar pelo nome dos interessados. Veja as opções que aparecem:
● Permite acesso restrito: opção que permite apenas dar ciência no processo, com limitação ou permissão de leitura em documentos restritos, sem possibilidade de incluir novos documentos.
● Permitir adição de documentos: permite ao usuário, além de dar ciência no processo, adicionar mais documentos na composição do processo.
E como pode ser visualizado os processos para ciência? Na tela a seguir, temos o caminho: