A Divisão
Divisão de Protocolo Geral - DIPROGE/COGESP/PRAD
A Divisão de Protocolo Geral (DIPROGE) é o órgão encarregado pelo recebimento, registro, classificação, distribuição e tramitação de documentos, com as seguintes atribuições:
I. distribuir e controlar correspondências e documentos internos e externos de todas as unidades administrativas e acadêmicas da Universidade;
II. controlar, orientar e acompanhar a reprodução e devolução de documentos;
III. originar, cadastrar e tramitar processos;
IV. implantar banco de dados com informações para elaboração do Relatório de Indicadores e do Relatório Anual de Gestão da UFGD;
V. assessorar, acompanhar, coordenar e orientar os serviços de malote, correios, fotocópias e protocolo oficial;
VI. administrar e efetuar a troca de malotes das unidades e nos órgãos da UFGD localizados fora da Instituição;
VII. emitir relatório de correspondências;
VIII. alimentar o banco de dados das correspondências registradas e distribuí-las aos setores da Universidade;
IX. registrar e protocolar todos os documentos oficiais no âmbito da Universidade;
X. fazer a triagem, a distribuição e o acompanhamento do fluxo documental;
XI. prestar informações relacionadas ao trâmite dos documentos;
XII. acompanhar as ações das seções sob sua responsabilidade;
XIII. executar outras tarefas de mesma natureza e nível de complexidade associados ao ambiente organizacional.
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Contato:
(67) 3410-2795 - 3410-2796
e-mail: protocolo@ufgd.edu.br
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INFORMES
Perguntas Frequentes
Acesse: SIPAC→ Módulos → Protocolo → Mesa Virtual→ Documentos → Cadastrar Documento
Para solicitar o cadastro a unidade interessada deve encaminhar o modelo do documento em arquivo de texto editável para o e-mail da Divisão de Protocolo Geral (protocolo@ufgd.edu.br). A Divisão fará o cadastro do documento no SIPAC.
Depois de cadastrado pela DIPROGE, no momento do cadastro do documento o usuário preenche o campo “TIPO DE DOCUMENTO”, escolhe a opção “ESCREVER DOCUMENTO” e “CARREGAR MODELO”, conforme imagem abaixo:
- O usuário acessa: SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Mesa Virtual → Cadastrar Processo.
- Preenche os dados solicitados pelo SIPAC - Observação: o único dado que pode ser alterado depois que o processo estiver aberto é o tipo de processo;
- O próximo passo será Informar Documento, em que deve ser cadastrado o termo de abertura do processo, que deve ser o primeiro documento do processo. Deve ser utilizado modelo de template pré-cadastrado “TERMO DE ABERTURA DE PROCESSO” (todos os campos do modelo devem ser preenchidos) e o mesmo deve ser assinado e inserido no processo. Podem ser inseridos outros documentos se necessário. Após inserir os documentos selecionar a opção continuar;
- Na tela seguinte, devem ser inseridos os dados do interessado – Observação: se a solicitação for relacionada a progressão funcional ou por capacitação, turnos contínuos, ou seja, vida funcional do servidor o mesmo deve ser cadastrado como interessado. Nos demais casos cadastrar a Unidade como interessado.
- Na tela seguinte são solicitados os dados da movimentação do processo. Na opção destino, selecionar a opção outra unidade e inserir a unidade de destino, preencher as demais informações e confirmar, caso estejam corretas.
- Na tela seguinte são apresentados os dados gerais do processo para confirmação.
Para que um servidor possa acessar e visualizar Memorandos Eletrônicos recebidos na unidade ele deve estar incluído na permissão de leitura de memorandos.
Essa permissão é concedida pelo chefe da unidade acessando: SIPAC > MÓDULO PROTOCOLO>MESA VIRTUAL>MEMORANDOS>GERENCIAR PERMISSÃO DE LEITURA NA UNIDADE.
O chefe da unidade deve encaminhar e-mail à Divisão de Protocolo Geral (protocolo@ufgd.edu.br) solicitando o cadastro. O e-mail deve conter as seguintes informações:
- Nome completo do servidor;
- Unidade de lotação;
- Indicar as unidades extras a qual o servidor precisa de acesso, se necessário. Por exemplo, um servidor que vá movimentar processos em uma divisão, na qual é lotado, e além disso vai movimentar processos de uma seção subordinada a essa divisão, será necessária a solicitação do cadastro da seção com unidade extra.
Observação: se o acesso solicitado for para servidor que ocupa função de chefe ou substituto de unidade encaminhar também a Portaria de Nomeação.
A DIPROGE somente realiza abertura de processo novo, por meio de encaminhamento via SIPAC - por parte do setor demandante - do Pedido de Abertura de Processo como documento avulso, com todas as informações do modelo (template) devidamente preenchidas.
Para cadastrar o documento acesse: SIPAC > MÓDULOS > PROTOCOLO> MESA VIRTUAL > DOCUMENTOS > CADASTRAR DOCUMENTO. Devem ser preenchidas as seguintes informações:
- O tipo de documento: "PEDIDO DE ABERTURA DE PROCESSO";
- Natureza do Documento: "OSTENSIVO";
- Assunto Detalhado: Detalhar o assunto conforme a necessidade;
- Forma de Documento: Escolher a opção "Escrever Documento" e após "Carregar Modelo". Preencher todas as informações do modelo que será carregado. O documento deve ser assinado e escolhida a opção "Continuar".
- Na próxima tela é possível anexar documentos (não é obrigatório);
- Na sequência devem ser inseridos os interessados e na próxima tela os dados de movimentação, que no caso será a “Divisão de Protocolo Geral (11.01.11.05.06)”.
- A última tela é a tela de confirmação. Através da pré-visualização as informações podem ser conferidas. Caso as informações estejam corretas, deve ser escolhida a opção “confirmar”.
A Divisão de Protocolo, recebendo o documento, fará a autuação do processo e devolverá para o solicitante para a juntada dos demais documentos pertinentes.
Observação: Esse é o procedimento a ser utilizado pelas unidades não protocolizadoras.