Orientações para requerimentos
Processos Secretaria Acadêmica
O A secretaria Acadêmica da FAEN orienta os(as) discentes a seguir os passos adiantes:
- Consulte as normas da UFGD sobre o seu pedido: https://portal.ufgd.edu.br/divisao/legislacao-normas-cograd/normas-ufgd
- Atente-se sempre aos prazos curriculares no calendário acadêmico: https://portal.ufgd.edu.br/pro-reitoria/prograd/calendario-academico
- Os documentos para realização dos requerimentos estão dispostos no menu “Documentos Para Baixar”.
- A consulta aos processos pode ser realizada pelo SIPAC: https://sipac.ufgd.edu.br/
- O e-mail da Secretaria Acadêmica é faen.secac@ufgd.edu.br e o telefone é 3410-2186
1.Reintegração de curso
O acadêmico que for excluído por decurso de Prazo – Jubilação, poderá requerer a sua Reintegração ao Curso.
Requisitos:
1. A reintegração somente poderá ser requerida até um ano civil, após a data da exclusão por decurso de prazo;
2. Apenas quando restar até 20% (vinte por cento) de componentes curriculares para a integralização curricular;
3. O retorno será somente para o mesmo curso de origem.
O discente deve apresentar requerimento padrão e marcar Reintegração (encontrado em Documentos para Baixar) e encaminhar para a SECAF/FAEN.
Requerimento e processo:
O requerimento deve ser digitado, datado e assinado, justificando com clareza e coerência os motivos do pedido; bem como, informando quais componentes/disciplinas necessita para integralização curricular do curso e em quais semestres eles serão ofertados e; caso julgue oportuno, poderá juntar algum documento ao requerimento.
A SECAF autuará os documentos em processo e remeterá à Coordenação de Curso para que se manifeste a respeito, emitindo Parecer e plano de estudos com o cronograma dos componentes curriculares a serem cumpridos.
A Coordenação juntará o Parecer, plano de estudos, cronograma e enviará à Direção da Faculdade para deliberação do Conselho Diretor.
O Conselho Diretor emite resolução favorável ou desfavorável ao requerimento do acadêmico, juntará aos autos e encaminhará o processo à PROGRAD/UFGD.
O processo seguirá tramitação na Câmara de Ensino e CEPEC. A decisão final ocorrerá no CEPEC.
2.Dilação de prazo
Caso verifique que não será possível concluir o curso dentro do limite fixado no PPC, deverá solicitar prorrogação de prazo para integralização curricular, observando os prazos estabelecidos no calendário Acadêmico e Regulamento Geral dos Cursos de Graduação da UFGD (RGCG).
Requisitos:
O aluno deverá enviar à SECAF, até sessenta dias antes do término do seu último semestre, o requerimento padrão com a marcação “Prorrogação de Prazo” endereçado à Direção da Faculdade, digitado, datado e assinado, justificando com clareza e coerência os motivos do pedido; bem como, informando quais componentes/disciplinas necessita para integralização curricular do curso e em quais semestres eles serão ofertados.
Processo:
A SECAF autuará os documentos em processo e remeterá à Coordenação de Curso para que se manifeste a respeito, emitindo Parecer e plano de estudos com o cronograma dos componentes curriculares a serem cumpridos.
A Coordenação juntará o Parecer, plano de estudos, cronograma e enviará à Direção da Faculdade para deliberação do Conselho Diretor.
O Conselho Diretor emite resolução favorável ou desfavorável ao requerimento do acadêmico:
- Em caso de Resolução Favorável do Conselho Diretor: a Secretaria Administrativa da FAEN encaminha o processo à PROGRAD para tramitação na Câmara de Ensino e, posteriormente, ao Conselho de Ensino, Pesquisa, Extensão e Cultura (CEPEC). A decisão final ocorrerá no CEPEC.
- Em caso de Resolução Desfavorável do Conselho Diretor: a Secretaria Administrativa da FAEN encaminha o processo à SECAF/FAEN, para arquivamento.
3.Aproveitamento de estudos
Os estudos realizados por alunos em instituições de ensino superior, nacionais ou estrangeiras, em cursos de graduação reconhecidos ou autorizados, mesmo os realizados na UFGD, porém antes do vínculo atual, ou para discentes que cursaram disciplinas em outra Instituição de Ensino Superior (IES) com autorização do Conselho Diretor.
Requisitos:
O acadêmico deverá acessar o sistema acadêmico utilizando seu login e senha. No menu solicitação, deve cadastrar todas as disciplinas cursadas com aprovação (inserir nome da instituição de origem, curso de origem, nomes das disciplinas cursadas, ano que cursou a disciplina, carga horária total da disciplina), em seguida, salvar e enviar para análise da Coordenação de Curso (via sistema acadêmico).
Imprimir, via sistema acadêmico, a solicitação de aproveitamento de estudos (onde constará nome da instituição de origem, curso de origem, nomes das disciplinas cursadas, ano que cursou a disciplina, carga horária total da disciplina), datar, assinar e enviar via PDF para a SECAF/FAEN, acompanhada do Histórico Escolar e as ementas das disciplinas.
Processo:
A SECAF fará abertura do Processo de Aproveitamentos de Estudos, conferência dos lançamentos efetuados pelo acadêmico e encaminhará os autos do processo para coordenação de curso, que fará a Análise de Currículo.
A coordenação de curso anexará a análise de currículo nos autos e encaminhará ao Conselho Diretor da Faculdade, para emissão de Resolução de Aproveitamento de Estudos.
A Secretaria Administrativa da FAEN autuará a Resolução de Aproveitamento de Estudos e encaminhará para SECAC/UFGD.
O acadêmico acompanhará o trâmite dos procedimentos via sistema acadêmico (SIGECAD Acadêmico), buscando informação junto a secretaria/coordenação de curso ou, utilizando o sistema SIPAC: http://sipac.ufgd.edu.br/public/jsp/portal.jsf.
O prazo para solicitação de aproveitamento de estudos é definido no calendário acadêmico: https://portal.ufgd.edu.br/pro-reitoria/prograd/calendario-academico
4.Equivalência de disciplinas
Quando o acadêmico cursa uma disciplina em outro curso da UFGD (tanto dentro como fora da FAEN) a partir do seu ingresso atual. A solicitação pode ser enviada a qualquer tempo, ao contrário do aproveitamento de estudos, que tem prazo definido via calendário acadêmico.
Requisitos:
Requerimento geral (com justificativa, códigos e cargas horárias das disciplinas) e o plano de ensino da disciplina.
Processo:
O processo é aberto via SIPAC e encaminhado à Coordenação do curso para emissão de parecer. Após isso, o processo é enviado para a Direção/Conselho Diretor para a aprovação e emissão de Resolução e, posteriormente, encaminhado para as instâncias superiores (CAAC/SECAC ou CEPEC).
5. Matrícula e Desmatrícula fora de prazo
Ocorre quando matrícula e/ou desmatrícula não estão no prazo estabelecido pelo calendário acadêmico da UFGD.
Requisitos:
Requerimento geral (encontrado em Documentos para Baixar), contendo a justificativa e o rol das disciplinas que deseja se matricular ou desmatricular.
Processo:
O processo é aberto via SIPAC e encaminhado à Coordenação do curso para emissão de parecer. Após isso, o processo é enviado para a Direção/Conselho Diretor para a aprovação e emissão de Resolução e, posteriormente, encaminhado para as instâncias superiores (CAAC/SECAC ou CEPEC).
OBS: Não serão aceitos cancelamentos de matrícula em disciplina se o(a) discente já tiver feito provas.
6.Trancamento de curso e Trancamento Especial
O trancamento de matrícula é a suspensão oficial das atividades acadêmicas do aluno, garantindo a manutenção do vínculo ao curso de graduação.
Requisitos:
Requerimento de Trancamento de Matrícula e os documentos de nada consta emitidos pelas bibliotecas da UFGD e UEMS.
Observações:
O trancamento de matrícula só pode ser solicitado pelos acadêmicos que tenham pelo menos 1 ano de ingresso na UFGD.
A solicitação à SECAF FAEN deve ser feita até a data limite presente no calendário acadêmico. Após a data do calendário acadêmico, só poderá ser solicitado trancamento especial de matrícula (apenas em casos específicos).
No caso de trancamento de matrícula, não é necessário abrir processo via SIPAC. Já no trancamento especial de matrícula, é necessário.
Caso o Discente esteja em EDE (exclusão por desistência), deve solicitar a Matrícula fora de prazo junto ao Trancamento.
Qualquer tipo de trancamento não conta para integralização curricular.
Trancamento Especial
Requisitos: Requerimento de Trancamento de Matrícula e os documentos comprobatórios da situação especial (Ex: Atestado médico, Alistamento militar obrigatório, etc).
Processo: O processo é aberto via SIPAC e encaminhado à Coordenação do curso para emissão de parecer. Após isso, o processo é enviado para a Direção/ Conselho Diretor para a aprovação e emissão de Resolução e, posteriormente, encaminhado para as instâncias superiores (CAAC/SECAC ou CEPEC).
7.Permissão para cursar disciplinas em outra IES
O acadêmico deve fazer a solicitação à SECAF/FAEN, apresentando requerimento com justificativa. O requerimento é endereçado à Coordenação do Curso em que está Vinculado e ao Conselho Diretor da Faculdade.
ATENÇÃO: o(a) discente só poderá iniciar a disciplina após a emissão de Resolução autorizativa do Conselho Diretor. Caso inicie antes da resolução, a disciplina não será aproveitada.
Requisitos:
Junto com o requerimento, o acadêmico deve apresentar o Programa da Disciplina/Plano de Ensino da outra IES (documento oficial, com carimbo e assinatura).
Processo:
A SECAF autuará os documentos em Processo que será encaminhado para análise da Coordenação do Curso.
O Coordenador emite Parecer, bem como, plano de estudos discriminando quais disciplina o acadêmico cursará na outra Instituição e suas respectivas equivalências na UFGD. A Coordenação do Curso encaminha os autos do processo ao Conselho Diretor da Faculdade.
O Conselho Diretor analisará os autos e emitirá Resolução favorável ou desfavorável ao requerimento.
A Secretaria Administrativa da FAEN fará os encaminhamentos conforme Decisão do Conselho, a saber:
- Resolução Desfavorável: anexará a resolução aos autos e arquivará o processo na Unidade.
- Resolução Favorável: anexará a resolução aos autos do processo e encaminhará para SECAC/UFGD. Neste caso, o acadêmico poderá cursar a(s) disciplina(s) em outra IES.
Posteriormente, caso o acadêmico obtenha aprovação da(s) disciplina(s) cursada(s) em outra IES (autorizado previamente pelo Conselho Diretor/FCBA), deverá solicitar o Aproveitamento de Estudos (vide Aproveitamento de Estudos), apresentar Histórico Escolar com Programas das Disciplinas/Planos de Ensino.
8.Colação de grau
O(A) secretário(a) deve levantar quais são os alunos com possibilidade de integralização total das disciplinas no semestre em questão.
A coordenação deve enviar um email a Seção de diplomas (DARCE) no início do semestre com os nomes dos possíveis formandos do semestre.
Antecipação da Colação de Grau
O acadêmico que esteja sem pendências com a Biblioteca e Secretaria Acadêmica – SECAC/UFGD (documentação pessoal), pode solicitar na SECAF/FCBA, a Antecipação da Colação de Grau/Colação de Grau em Gabinete.
Requisitos:
O acadêmico deve comprovar que possui requisitos necessários para a Antecipação da Colação de Grau/Colação de Grau em Gabinete, conforme dispõe o RGCG, Art. 332:
“I – quando aprovado em concurso público, for convocado para tomar posse;
II – aprovação e convocação para matrícula em cursos de especialização lato sensu ou programas de pós-graduação;
III – for admitido em emprego na iniciativa privada”.
Processo:
O acadêmico deve fazer a solicitação à SECAF/FAEN, apresentando requerimento padrão (documentos para baixar), “devidamente fundamentado, comprovando de forma inequívoca o motivo pelo qual é solicitada a antecipação e anexar cópias dos documentos legalmente destinados para este fim”. Ainda, deve informar a data limite para apresentação de comprovante de Colação de Grau, ao órgão público, IES ou iniciativa privada.
Salientamos que a Antecipação da Colação de Grau é um procedimento Administrativo, que demanda análise de documentação e agendamento com autoridade Outorgante de Grau; assim, deve ser solicitada com bastante antecedência, pois não se trata de procedimento automático.
Antecipação do Registro de Diploma
Requisitos:
O acadêmico que tenha Colado Grau e esteja sem pendências com a Biblioteca e Secretaria Acadêmica – SECAC/UFGD (documentação pessoal), pode solicitar Antecipação do Registro de Diploma, desde que apresente alguma das seguintes situações previstas no RGCG, Art. 347, I-III:
“I – quando aprovado em concurso público, for convocado para tomar posse;
II – aprovação e convocação para matrícula em cursos de especialização lato sensu ou programas de pós-graduação;
III – for admitido em emprego na iniciativa privada”.
Processo:
A Antecipação do Registro de Diploma é realizada pela Divisão de Registros de Diplomas – DIRD. O prazo da DIRD para o Registro do Diploma, nesses casos, é de 30 dias.
O acadêmico deve fazer a solicitação à SECAF/FAEN, apresentando requerimento padrão (documentos para baixar), digitado, datado, assinado e com justificativa. Ainda, deve anexar documentos que comprovem de forma inequívoca, que se enquadra em alguma das situações do Artigo 347 do Regulamento.
Sessão Simples de Colação de Grau
Requisitos:
O acadêmico que não participar da Solenidade de Colação de Grau, pode solicitar a Sessão Simples de Colação de Grau na SECAF/FCBA. O acadêmico deve estar sem pendências com a Biblioteca e Secretaria Acadêmica – SECAC/UFGD (documentação pessoal), e comprovar que possui requisitos necessários para Colação de Grau em Sessão Simples, conforme disposto no RGCG, Art. 321, §2°, I-V:
“Art. 321. O comparecimento à solenidade de colação de grau é obrigatório por parte do concluinte, não sendo permitida sua representação mediante procuração, exceto para a colação de grau em sessão simples.
§ 2º. Os formandos que não tenham recebido a imposição de grau na data prevista deverão requerê-la na SECAC, em prazo não superior a 15 (quinze) dias após a realização da solenidade, sendo aceitos pedidos, devidamente comprovados, motivados especialmente por:
I - doença de caráter infecto-contagiosa, mediante atestado médico reconhecido na forma da lei constando o Código Internacional de Doenças (CID);
II - ter sido vítima de ação involuntária provocada por terceiros;
III - manobras ou exercícios militares comprovados por documento da respectiva unidade militar;
IV - luto por parentes em linha direta (pais, avós, filhos e netos), colaterais até o segundo grau (irmãos e tios), cônjuge ou companheiro(a), mediante respectivo atestado de óbito;
V - convocação, coincidente em horário, para depoimento judicial ou policial, ou para eleições em entidades oficiais, devidamente comprovada por declaração da autoridade competente”.
Processo:
O acadêmico deve fazer a solicitação à SECAF/FAEN, apresentando requerimento padrão (documentos para baixar), “em prazo não superior a 15 (quinze) dias” (após colação de grau Solene), fundamentando o pedido e comprovando com anexação de cópias de documentos.
O acadêmico deve observar todos os procedimentos regulamentares e usar traje esporte fino.
Salientamos que na Sessão Simples de Colação de Grau são atendidos todos os acadêmicos dos cursos de graduação da UFGD, que não participaram da Sessão Solene dos respectivos cursos. Portanto, deve ser solicitada com antecedência, observando o prazo estipulado acima; pois trata-se de procedimento Administrativo que atende demanda coletiva, e por conseguinte, análise de um grande volume de documentação.
9.Regime de exercício domiciliar
Nos casos de afastamentos iguais ou superiores a oito dias, pode ser solicitado o regime de exercícios domiciliares, que são concedidos mediante pedido do interessado, nos casos de Traumatismos/Condições Mórbidas, Congressos Científicos, Competições Artísticas/Desportivas, Licença Gestante/Maternidade, Aluna Adotante.
O acadêmico deve fazer a solicitação na SECAF, utilizando Requerimento padrão (documentos para baixar). Junto com o requerimento, o acadêmico deve apresentar documentação comprobatória da sua situação:
Traumatismos/Condições Mórbidas, Licença Gestante/Maternidade: no prazo de cinco (05) dias úteis, apresentar atestado médico/laudo médico.
Congressos Científicos, Competições Artísticas/Desportivas: formalizar o pedido com bastante antecedência, apresentando comprovante de inscrição e no prazo de até cinco (05) dias úteis após o final do evento, apresentar comprovante oficial de participação no mesmo.
Aluna Adotante: no prazo de cinco (05) dias úteis após decisão judicial que lhe concedeu a guarda da criança, apresentar documentação comprobatória desta situação. Limite de 180 dias de afastamento.
A SECAF autuará a documentação recebida em processo e encaminhará à coordenação de curso para emissão de Parecer, decidindo se é caso de Regime de Exercício Domiciliar, Trancamento de Matrícula ou Cancelamento de Matrícula.
Caso a coordenação de curso decida pelo regime de exercício domiciliar, deverá comunicar os professores e requerente, sobre os procedimentos. Ao término do período de exercícios domiciliares, a coordenação deverá encaminhar os autos à SECAF/FAEN para arquivamento.
Em caso de decisão desfavorável da coordenação de curso, deverá juntar esse parecer e remeter os autos à SECAF, bem como, comunicar o requerente. Caso seja do interesse do acadêmico/requerente, poderá recorrer da decisão, apresentado recurso na SECAF, endereçada à Direção e ao Conselho Diretor da Faculdade.
Do mesmo modo, também pode recorrer da decisão do Conselho Diretor apresentando recurso endereçado à Pró-Reitoria de Ensino de Graduação e a Câmara de Ensino.
Caso o Conselho Diretor emita parecer favorável ao Trancamento de Matrícula, devido impossibilidade de aplicação do regime de exercícios domiciliares, deverá encaminhar o processo para PROGRAD e, a decisão final caberá ao CEPEC.
10. Desistência de Vaga
Solicitação quando o acadêmico deseja desistir do curso.
Requisitos: Requerimento geral (disponível em Documentos para Baixar) e documentos de nada consta emitidos pelas bibliotecas da UFGD e UEMS.
Processo: Conferir se o acadêmico enviou os documentos necessários e encaminhar diretamente para o e-mail secafpedidos@ufgd.edu.br
11.Quebra de Pré-Requisito
Requisitos: O aluno que tenha condições de se formar neste ou no próximo semestre, obtendo cerca de 80% da carga horária do curso concluída, tem o direito da quebra de pré-requisito.
Processo: A solicitação (disponível em Documentos para Baixar) deve ser enviada ao coordenador para que este solicite para a DARCE a quebra de Pré-Requisito, com as informações do discente (código e nome completo) e da disciplina (código e nome).
12.Solicitação de Segunda Via de Diploma
Requisitos: uma via do RG (não pode ser CNH), via da Certidão de Nascimento (ou casamento) e o comprovante do pagamento do boleto da GRU (entre em contato com a SECAC para receber o boleto contendo o valor atualizado).
Além disso, será necessário o preenchimento do requerimento geral (Disponível em Documentos para baixar) e da declaração da Segunda Via do Diploma (Disponível em Documentos para baixar).
Processo: A solicitação deve ser enviada à SECAC para que este realize a abertura do processo no SIPAC. Após isso, o solicitante deve acompanhar o processo no SIPAC através do link: https://sipac.ufgd.edu.br/