Acompanhamento e Monitoramento
ELABORAÇÃO DAS AÇÕES DO PDI 2022-2026
Nesta quinta etapa o objetivo foi criar mecanismos que possibilitem alcançar os resultados esperados, por meio do desdobramento do Plano Estratégico (PE) em planos operacionais, menores e mais detalhados, ou seja, em ações que tornam possível transitar por contextos complexos como os que ocorrem na gestão de uma Universidade pública.
Em Outubro/2022 a Coordenadoria de Planejamento/PROAP iniciou os trabalhos de elaboração das ações das unidades administrativas, e em Julho/2023 as ações das unidades acadêmicas. Esta etapa envolveu atividades de elaboração das ações do PDI 2022-2026 e/ou revisão das Iniciativas Estratégicas.
Para orientar a execução das unidades administrativas no dia 12 de setembro de 2022 às 14 horas no auditório central da unidade 1, a PROAP realizou uma reunião com a presença de pró-reitores, chefes de divisões e coordenadores vinculados à estrutura administrativa da Reitoria e Pró-Reitorias da UFGD.
E em 06 de julho de 2023 às 13:30 horas na sala de reuniões da Reitoria, a PROAP em conjunto com a Comissão Permanente de Monitoramento e Revisão do PDI realizou a capacitação dos diretores, vice-diretores e demais indicados das direções para realização da etapa de elaboração das metas.
Durante todo o período de elaboração a DIAIM/COPLAN/PROAP esteve disponível para os setores sanarem dúvidas metodológicas sobre esses procedimentos.
MONITORAMENTO DO PDI 2022-2026
O planejamento estratégico é um instrumento dinâmico e flexível que visa atender às complexas mudanças de contextos que podem ocorrer no período da sua vigência. Esse processo atualmente é normatizado pelo artigo 7º da Instrução normativa n.º 24 de março de 2020, que prevê que os planos deverão ser “aprovados e monitorados de forma sistemática e contínua pelos respectivos comitês internos de governança [...]”.
Desse modo, o monitoramento e revisão do PDI são etapas indispensáveis para replanejar e viabilizar as correções tempestivas e fundamentais para atender à realidade atual. A coleta dos resultados do ano de 2022 do PDI 2022-2026 iniciou-se em 16 de dezembro de 2022 e foi até o dia 15 de janeiro de 2023.
Os resultados coletados foram tabulados e encaminhados em 14 de fevereiro de 2023 para a Divisão de Planejamento (DIPLAN/COPLAN/PROAP) para elaboração do Relatório de Gestão e para a Comissão Própria de Avaliação (CPA) para elaboração do Relatório de Autoavaliação Institucional.
Em 15 de março de 2023 os dados coletados foram apreciados pela Comissão Permanente de Monitoramento e Revisão do PDI.
REVISÃO DOS INDICADORES E INICIATIVAS ESTRATÉGICAS
A execução de um planejamento é um processo vivo, dinâmico que encontra diversos desafios no caminho de sua execução e que exigem que o planejamento seja flexível, adaptável e modificável.
Nesse sentido, no momento de elaboração do PDI UFGD 2022-2026 foi aprovada uma comissão permanente composta principalmente pela administração central que faria o acompanhamento, monitoramento e revisão do PDI.
A Comissão Permanente de Monitoramento e Revisão do PDI (CPMR-PDI) entrou em atuação em março de 2023, apreciando a coleta de resultados realizada entre dezembro/2022 e janeiro/2023.
Em seguida, a comissão estabeleceu um plano de trabalho para a revisão da parte estratégica do PDI, compreendendo apenas os ítens 5.7 Mapa Estratégico e 5.8 Objetivos estratégicos, metas e indicadores da instituição.
Considerando a extensão do documento e sua complexidade, foi decidido trabalhar por objetivos estratégicos e apresentar ao COUNI por perspectiva do Mapa Estratégico da UFGD, que por adotar a metodologia BSC, contém quatro perspectivas no total.
Assim serão quatro relatórios, sendo Sociedade e Resultados, Processos Internos, Aprendizado e Crescimento e Financeiro, e ao final a atualização do desenho do Mapa Estratégico. Para cada objetivo estratégico são convidados a participar do diálogo as Pró-Reitorias e órgãos responsáveis pelos indicadores e metas que compõem o objetivo.
A primeira demanda de revisão foi o de aglutinação de alguns objetivos, inicialmente com 18 objetivos estratégicos, a CPMR-PDI propôs ao COUNI e foi aprovado em setembro/2023 a nova composição de objetivos estratégicos que atualmente são 13.
O primeiro relatório, Sociedade e Resultados, que propôs alterações em algumas metas e indicadores, foi aprovado pelo COUNI em setembro/2023. Outra proposição da CPMR-PDI foi a aglutinação de alguns objetivos, inicialmente com 18 objetivos com a nova organização passamos a contar com 13 objetivos estratégicos.
No endereço abaixo é possível consultar na íntegra o documento aprovado pelo COUNI:
https://drive.google.com/file/d/1YpVuf2b73ZDSSTWydPT4SCTvnIGiysU6/view?usp=sharing