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Com início da vigência da Lei 14.133 de 1º de Abril de 2021 e a partir da publicação da IN PRAD 01/2024, BS 5933 de 11/03/2024, para a instrução de novos processos de contratação de bens e serviços no âmbito da UFGD, os polos requisitantes devem seguir fluxo de processo estabelecido. A primeira etapa é o cadastro do Documento de Formalização de Demanda (DFD) no site compras.gov.br. A demanda será incluída pela equipe do compras no Plano Anual de Contratações e será submetida a aprovação superior. Isto feito, os autos serão instruídos e encaminhados para a indicação dos membros da equipe de planejamento.
Mais informações podem ser obtidas no manual de criação de DFD disponibilizado no compras.gov.br,  junto à equipe do compras no ramal 2806 e na página da PRAD no portal da UFGD em links para baixar.
A Instrução de serviço conjunta PRAD e PROAP 01/2022 estabelece a política de compras e contratações e medidas de governança no âmbito da Universidade Federal da Grande Dourados. Ela define as principais diretrizes na área de gestão de contratações, competências, papéis e responsabilidades e estabelece qeue as aquisições são centralizadas no Polos Requisitantes: unidade organizacional responsável pelo planejamento, coordenação e acompanhamento das ações destinadas à realização das aquisições e contratações no âmbito da organização.
São polos requisitantes:
 
| Finalidade/Propósito | Setor | 
| Aquisição de Material de Consumo | Divisão de Almoxarifado - PRAD | 
| Aquisição de Móveis, equipamentos e cessões de espaços físicos | Divisão de Patrimônio e Gestão Imobiliária - PRAD | 
| Soluções em Tecnologia de Informação e Comunicação | Divisão de Governança e Planejamento de Contratações de TIC - COIN | 
| Obras, reformas e serviços de engenharia | Divisão de Projetos/ Divisão de Obras - PU | 
| Serviços de conservação | Divisão de Conservação e Serviços Urbanos - PU | 
| Serviços de transporte de pessoas e encomendas | Divisão de Transporte - PU | 
| Serviços de segurança e vigilância | Divisão de Proteção Patrimonial - PU | 
| Manutenção de equipamentos e instalações prediais | Divisão de Manutenção Patrimonial - PU | 
| Capacitações | Coordenadoria de Desenvolvimento e Assistência ao Servidor - PROGESP | 
| Serviços e insumos agrários | Fazenda Experimental de Ciências Agrárias - FAECA/GAB | 
| Serviços Gráficos e de publicidade | Assessoria de Comunicação Social - ACS/ GAB | 
| Restaurante Universitário e Serviços de alimentação | Divisão de Administração de Contratos e Estruturas da Assistência Estudantil - PROAE | 
| Serviços da biblioteca, Núcleos, Editora e outros | Gabinete e outros órgãos | 
| Serviços relacionados a Faind | Faculdade Intercultural Indígena - FAIND | 
| Serviços relacionados a Pós graduação | Pró-reitoria de Ensino de Pós-graduação e Pesquisa - PROPP | 
Esses setores devem ser procurados quando da necessidade de aquisição de bens e serviços sob sua responsabilidade.
 
                 
                                 
                                         
             
             
             
                